I.v.m. vertrek van een van onze medewerkers zoeken wij per 1 september 2021 een assistent programma coördinator voor 0,6 FTE

Stichting Uitwisseling en Studiereizen voor het Platteland (SUSP) is een non-profit organisatie die sinds 1949 stages organiseert voor inkomende en uitgaande studenten in Nederland respectievelijk het buitenland in de land- en tuinbouw. Dit wordt georganiseerd binnen een netwerk van partnerorganisaties in ruim 40 landen. Daarnaast wordt er  incidenteel een studiereis georganiseerd,  is SUSP de administrator van het wereldwijde netwerk en wordt er gewerkt (in opdracht van en zelfstandig) als projectleider c.q. project partner in een aantal Europese projecten. Het team is klein en bestaat uit drie personen. SUSP is een zelfstandig onderdeel van het Clusius College en hanteert eigen AAV (Algemene Arbeids Voorwaarden).

Per september 2021 is er een parttime vacature (0,6 FTE) voor een assistent programma coördinator beschikbaar

Locatie: Alkmaar, gevestigd binnen het Clusius College

Functieomschrijving: SUSP organiseert jaarlijks een stage voor ruim 100 buitenlandse studenten of afgestudeerden in Nederland en voor een soortgelijk aantal studenten of afgestudeerden in het buitenland. Hier komt veel (papier) werk bij kijken zodat elke stagiair over de juiste documenten en verzekeringen beschikt als hij/zij aan de stage begint. Je zult (administratieve) ondersteuning bieden aan de programma werkzaamheden voor de inkomende en uitgaande stages.

Jouw taken:

 Klanten informeren over ons programma

Vragen beantwoorden zowel telefonisch als per e-mail

Contacten met (internationale) stagiairs, (internationale) partners en stagebedrijven

Invoeren van data Maken van dossiers Controleren van betalingen

Ontbrekende documenten opvragen voor zowel in- als uitgaande deelnemers

Tewerkstellingsvergunningen en visa aanvragen

Aankomstpakket samenstellen voor de buitenlandse deelnemers en de Nederlandse stagebieders

Aankomst- en vertrekdata opvragen

Organiseren van stageplaatsen

Regelen van huisvesting

Stageprogramma’s schrijven

Contracten opstellen

Stagiairs aan- en afmelden bij de zorgverzekering

Aanvragen zorgtoeslag voor stagiairs

Uitgaande post verzorgen

Certificaten maken

Archiveren, ook digitaal

Standaard e-mails verzenden

Acquisitie nieuwe stagebedrijven  

Functie eisen:

Ervaring met werken / stagelopen in het buitenland

Zeer goede kennis in woord en geschrift van de Nederlandse en de Engelse taal

Accuraat en zelfstandig kunnen werken

Snel kunnen schakelen en overzicht kunnen houden

Flexibel qua persoonlijkheid en ten aanzien van werkuren / dagen (meer dagen in drukke periodes c.q. andere dagen i.v.m. bijeenkomsten)

Kennis alle programma’s van Microsoft Office

Voor de hele dagen In ieder geval beschikbaar op maandag en donderdag. Overige uren in te vullen op dinsdag en / of woensdag.

Goede kennis van Social Media

Een pro actieve werkhouding

Een afgeronde HBO opleiding

Goed kunnen communiceren & adviseren

Zich makkelijk begeven in verschillende omgevingen

Een open houding ten aanzien van andere culturen

Bij voorkeur affiniteit / kennis van de land- en tuinbouw

Bij voorkeur woonachtig in een straal van max. 15 km om Alkmaar

Bij voorkeur in bezit van een auto  

Wat bieden wij:

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Voor de salarissen volgen wij de CAO welzijn. De functie wordt ingeschaald in schaal 5, afhankelijk van opleiding en ervaring en staat open voor 0,6 FTE. De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort zeker tot de mogelijkheden.

Vragen: Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met mw. M. Mens, directeur, op telefoonnummer 06-23363203 of via email naar m.mens@clusius.nl. Je kunt hiervoor op dinsdag en donderdag tussen 14.00 en 16.00 uur bellen. Je kunt ook een SMS of WhatsApp bericht sturen, dan word je teruggebeld.   

Solliciteren: Ben je geïnteresseerd in deze functie? Stuur dan je sollicitatiebrief met CV naar Mw. M. Mens. Solliciteren kan tot en met 4 augustus 2021 per mail naar het volgende adres:  m.mens@clusius.nl   Op  11 en 12 augustus worden de sollicitatie gesprekken gehouden met een aantal geselecteerde kandidaten.    

Acquisitie n.a.v. dit bericht wordt niet op prijs gesteld